FAQ

BRON vo

Waarom wordt BRON vervangen?

Twee redenen: Ten eerste zijn de huidige technieken om informatie uit te wisselen beter en dragen bij aan eenvoudiger administratieve processen bij scholen. Ten tweede bestaat BRON voor het vo al sinds 2003 en voldoet niet helemaal meer aan de eisen van deze tijd.

Waarom wordt BRON vervangen?

Twee redenen: Ten eerste zijn de huidige technieken om informatie uit te wisselen beter en dragen bij aan eenvoudiger administratieve processen bij scholen. Ten tweede bestaat BRON voor het vo al sinds 2003 en voldoet niet helemaal meer aan de eisen van deze tijd.

Wat merk ik van het nieuwe BRON?

Ten eerste bent u betrokken bij de conversie wanneer er voor uw school gegevens niet goed kunnen worden overgezet. Ten tweede wordt nieuwe functionaliteit ter beschikking gesteld in de schermen van uw LAS. De functionaliteit in Mijn DUO voor inschrijven en examenresultaten verdwijnt.

Wanneer gaat het vernieuwde BRON live?

In januari 2019 worden scholen gefaseerd aangesloten op het nieuwe BRON. De leveranciers hebben in overleg met DUO een planning vastgesteld. Deze kunt u vinden op de homepage.

Wie zijn betrokken bij de werkgroep Doorontwikkelen BRON?

Dertig scholen (representatieve groep), OCW, DUO, Inspectie voor het onderwijs, softwareleveranciers.

Hoe zijn de LAS leveranciers betrokken?

De LAS leveranciers zijn vanaf de start van het project onderdeel van de werkgroep van het nieuwe BRON en zijn verantwoordelijk voor het aansluiten van uw school op het nieuwe BRON in het softwarepakket.

Tot wanneer kan ik nog gegevens in het huidige BRON invoeren?

Op 8 december sluit DUO het huidige BRON. Op 6 december kunt u voor het laatst gegevens aanleveren, op 7 december ontvangt u een eventuele terugkoppeling en op 8 december kunt u in het huidige BRON geen gegevens meer invoeren.  Zodra uw school is aangesloten op het nieuwe BRON kunt u weer gegevens in BRON  invoeren.

Zijn de accountants op de hoogte dat er een nieuwe BRON komt?

De accountants zijn geïnformeerd over het vernieuwde BRON door middel van bijeenkomsten. Wanneer uw accountant vragen heeft, dan kunt u de accountant vragen contact op te nemen met het implementatieteam.

Wanneer moet de accountantscontrole plaatsvinden?

Het huidige BRON sluit op 8 december 2018. Elke school krijgt een foto van de situatie op 8 december 2018. De controle kan in het begin van 2019 plaatsvinden, maar niet eerder dan dat de school is aangesloten op het nieuwe BRON.

Wat gebeurt er met het oude BRON?

Het oude BRON sluit en gaat nooit meer open. Daarom is het belangrijk dat alle data wordt overgeheveld naar het nieuwe BRON.

Gedurende het project wordt gewerkt met bijzondere persoonsgegevens. Hoe borgt het project de privacybescherming?

Tijdens het testen wordt alleen gebruik gemaakt van fictieve gegevens. Er worden dus geen daadwerkelijke persoonsgegevens gebruikt. Bij het data op orde traject wordt wel gewerkt met persoonsgegevens. Vanuit DUO worden deze alleen via Mijn Duo uitgewisseld, dit is beveiligd en alleen toegankelijk voor personen bij de scholen die hier vanuit hun functie bij mogen kunnen. Ook bij DUO is toegang tot de gegevens tijdens het data op orde traject en de conversie zorgvuldig geborgd.

Hoe weet ik zeker dat mijn gegevens juist zijn overgezet naar het nieuwe BRON?

Op het gehele proces vindt een audit plaats. De kwaliteit van de migratie is geborgd. Er zal geen individuele rapportage plaatsvinden per school.

Wat vindt er na januari 2019 plaats?

Het project loopt nog door! In de loop van 2019 worden informatiediensten ter beschikking gesteld. Er vinden verbeteringen plaats, zoals het faciliteren van het automatisch uitschrijven van een leerling wanneer deze is ingeschreven bij een nieuwe opleiding. Deze functionaliteiten worden samen met de LAS-leveranciers gerealiseerd.

Wanneer wordt mijn school aangesloten op het nieuwe BRON?

Heeft onze school een certificaat nodig om gegevens met BRON uit te wisselen en moet onze school dat certificaat zelf installeren?

Als u uw LAS-leverancier heeft gemachtigd om namens uw school gegevens met BRON uit te wisselen, dan installeert uw softwareleverancier dit certificaat voor u.

Blijft het dashboard in Mijn DUO bestaan bij het nieuwe BRON?

Ja, maar het dashboard is wel gewijzigd. De belangrijkste verandering is de toevoeging van de kwaliteitscontrole. Hierin worden inschrijvingen of examenresultaten genoemd die de school moet beoordelen en zonodig moet aanpassen.

Via Mijn DUO worden er nu overzichten dubbele inschrijvingen geplaatst. Hoe gaat dat in de toekomst?

Direct via de berichten over de bekostigingsstatus van de leerling, indirect via het wekelijks op Mijn DUO geplaatste kwaliteitscontrole bestand

Blijven er nog steeds sleutelmutaties?

Ja, voor leerlingen met een onderwijsnummer blijft het mogelijk om de sleutelgegevens te wijzigen.

Moet ik nog een volledigheidsverklaring afgeven in oktober 2019?

Nee, de volledigheidsverklaring vervalt.

Tot wanneer kan ik mutaties aanleveren die betrekking hebben op de voorlopige bekostiging?

In het nieuwe BRON wordt direct na aanlevering van een nieuwe of gewijzigde inschrijving de status bekostiging voor deze inschrijving bepaald en teruggemeld aan de school. Rond 15 oktober worden deze statussen verzameld en wordt hierop de voorlopige bekostiging gebaseerd.

Wat gaat er nu precies dicht op 6 december?

Het huidige BRON gaat 8 december definitief dicht. Wilt u tijdig een terugkoppeling ontvangen van uw mutaties? Lever deze dan uiterlijk 6 december om 18.00 uur aan. Mijn DUO en het verzuimloket blijven gewoon open.

Een ingevoerde leerling kan niet worden geïdentificeerd door BRON. Wat nu?

Als de leerling niet kan worden gevonden in het BRP krijgt u van DUO een onderwijsnummer teruggekoppeld. Duurt dit bovenmatig lang, dan kunt u het beste contact opnemen met IPO.

Ik heb een leerling in mijn LAS ingevoerd, er is een identificatie naar BRON gestuurd en deze leerling is geïdentificeerd. Maar de leerling komt toch niet naar onze school. Wat nu?

U verwijdert de gegevens van de leerling uit uw LAS.

Kan ik een mutatie die is goedgekeurd door BRON verwijderen, voorheen ‘verwijdermutatie’?

Ja, het is mogelijk om een inschrijving of een examenresultaat te verwijderen.

Bij ons op school zitten veel nieuwkomers. Hoe werken de 4 peildata? Gaat dit ook automatisch met het nieuwe BRON?

Voor nieuwkomerbekostiging blijven dezelfde 4 peildata gelden. In het nieuwe BRON wordt de nieuwkomerbekostiging net als de reguliere bekostiging automatisch bepaald. Hiervoor hoeft geen aanvraag meer met een formulier te worden gedaan. N.B. Dit geldt pas vanaf 1-4-2019.

Een andere school heeft een leerling die bij ons op school zit ingeschreven, wie krijgt nu de bekostiging?

De school waar de leerling op 1-10 is ingeschreven. Als de leerling bij beide scholen op 1-10 is ingeschreven, de school met de meest recente ‘datum inschrijving’. Als de ‘datum inschrijving’ bij beide scholen ook gelijk is, dan  geen van beide.

De informatie over de dubbele inschrijvingen en welke school de bekostiging krijgt, wordt direct teruggekoppeld in het bekostigingsbericht.

Een andere school heeft een leerling, die bij ons op school zit, ingeschreven. Kan ik in mijn LAS zien bij welke school deze leerling is ingeschreven?

Dit krijgt u teruggekoppeld via de bekostigingsberichten.

Moeten leerlingen die worden aangemeld voor het 3e tijdvak in de toekomst ook nog apart worden aangemeld via de 3e tijdvakapplicatie van DUO?

Ja, dit proces verandert niet door het nieuwe BRON.

De accountant wil begin januari 2019 de controle doen. Kan dat?

Zodra uw school is aangesloten op het nieuwe BRON en een OBO heeft aangevraagd, kan de accountant starten met de controle.

De bekostigingsfoto bestaat straks niet meer. Welk document moet ik nu aan de accountant geven?

Het OBO (Overzicht BRON Onderzoek). Het OBO bevat alle bekostigingsrelevante gegevens die de accountant nodig heeft voor de controle. De accountant geeft in het Assurance Rapport aan voor welke OBO dit is afgegeven.

Bestaat de mutatiestop ten behoeve van de accountant nog?

Nee, de mutatiestop vervalt

Hoe lever ik accountantsmutaties aan?

Er zijn geen accountantsmutaties meer. U kunt de gegevens blijven wijzigen vanuit uw LAS totdat de accountant akkoord geeft. De accountant krijgt via de verschillenlijst bij het OBO inzicht in de uitgevoerde mutaties.

Blijven de overzichten met dubbele inschrijvingen beschikbaar op mijn DUO?

Ja, via het wekelijkse kwaliteitscontrole bestand.

Welke nieuwe producten zijn er met ingang van het nieuwe BRON en welke producten zijn vanaf januari 2019 niet meer beschikbaar?

De foto komt te vervallen, het Overzicht BRON Onderzoek (OBO) en registratie-overzicht (RO) komen hiervoor in de plaats. Verder zijn er nieuwe bekostigingsproducten, te weten de Terugkoppeling BekostigingsGrondslagen (TBG), Terugkoppeling BekostigingsGrondslagen  individueel (TBG-i) en het Overzicht Financiële Beschikking (OFB).

Kan ik nog wel leerlingen melden bij het verzuimloket?

Ja, dit verandert niet door het nieuwe BRON.

 

 

Betrokken partijen: